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一台复印机的使用时间通常在3--5年，在此期间，复印的张数又会产生相关的使用及维护成本,因此单张成本的大小决定了使用及维护成本的高低。不同类型，不同大小，容量，速度，附加功能的设备单张成本有很大的差异。合理的单张成本是建立在正确的选择和有效率的服务承诺之上。
复印机故障的表现千差万别，但维修方法却可概括为两种。一种是经验方法，另一种是文献方法。经验在于积累。经验方法是维修人员长期工作实践的概括和总结。对于排除相同机器的相似故障，经验方法往往可以收到立竿见影的效果。维修人员凭经验能够解决许多问题，甚至一些棘手的疑难问题。但是经验具有局限性。复印技术是边缘科学的集合，是当代科技的结晶。随着复印技术的发展，新机型将不断出现，仅凭经验搞维修迟早会陷入窘境甚至落伍。因为一旦遇到新机型新问题维修人员很可能束手无策。文献方法是指以正确运用复印机技术资料(指《维修手册》、《现场维修手册》、《维修指南》、《维修说明书》、《技术手册》等等)为依据开展维修工作的方法。对于复印机可能出现的故障在技术资料中提示故障原因及排除方法。因此文献方法更具普遍性。无论专业还是业余维修人员都不能仅仅满足于经验的积累。应在虚心学习、比较消化前人经验的同时有目的的学习复印技术专业知识并相关知识。知识面宜宽，但深度可有别于科研设计人员。
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