现今加强打印机成本控制无疑是企业在竞争中取胜的关键，但盲目追求降低成本反而会带来更大的浪费，所以需要以长远、全局的目光来审视企业运营，科学合理的降低成本。这里打印机维护有一个重要指标就是：总体拥有成本，包括从产品采购到后期使用、维护的总成本。
打印成本控制是很多企业都不够在乎的一个问题，但恰恰是影响企业日常运营成本的重要因素。打印成本大概分成三块：固定成本，主要是打印机采购费用，通常有固定的寿命和折旧；显性成本，主要包括墨盒和打印纸，这是打印成本中较直观的一环；隐形成本，主要是打印机维护修缮、用户的误工等待时间等容易被忽视的成本。
打印耗材成本、打印设备的后期管理、维护等流程成本。平时看似不起眼，但却悄无声息地聚沙成塔，极大加重了客户的成本负担。
1、精细化的打印管理，有效控制打印浪费成本
企业因打印浪费造成的隐性成本非常普遍。据不完全统计，办公室内的打印成本浪费率高达40％，25％为打印与工作无关的私用资料，15％则是不负责任的打印浪费（重复打印、错误打印等）。对上规模的企业来说，每年因打印浪费导致的纸张、耗材、打印电量的费用更加可观。如果大企业对于这类打印浪费从不约束的话，很可能一年就会造成数百万甚至上千万的浪费。
为了对过度打印的行为进行约束和管理，新惟科提出解决方案，可按不同部门或个人对打印设备的使用量和使用信息进行统计，并自动生成每月打印输出量统计报告，还可以随时监控设备、耗材状态和使用情况，根据自身的业务需要灵活地进行打印管理，从而提高打印机的生产效率。这对打印消耗量大的企业来说，可以提高集约化管理，有效进行成本控制，促使公司打印机成本控制更严谨，更好地为公司创造效益。
2、提升综合效能，降低后期打印成本
企业打印成本中有这样一个计算方式：平均单页打印成本=某段时期的耗材成本/相对应的打印量。在不浪费纸张、不过度打印的情况下，耗材成本越低，平均单页打印成本越低，则说明该打印设备的使用越划算，也就是后期打印成本越低。
激光打印机的耗材主要是硒鼓和碳粉，采用鼓粉一体的激光打印机墨粉用完后要更换整支硒鼓才能继续使用。而鼓粉分离式的打印机长期来看更经济，因为硒鼓的寿命要远长于墨粉盒，墨粉用完后只是更换粉盒，一般一个硒鼓可以支持使用多个墨粉盒。对于拥有繁重打印任务的企业而言，更能深切体会到其成本优势。
3、提升打印机的稳定性，减少不可见的维护成本
打印所用到的纸张和耗材成本这些可见的成本，只是冰山露出水面的一角，真正令人担忧的是隐藏在冰山下的巨大隐形成本。单从打印机的选择来看，有些企业出于成本考虑会选择低端打印机，但打印机的可靠稳定性很重要，入门级打印机很多因压低制作成本，在材质选择上会降低配置。比如内部结构很多是树脂材料，压力辊也用的是类海绵的物质而非高密度橡胶材料，在面临厚纸张、长时间的工作环境时，很容易“卡壳”。
这造成的直接后果就是常常会发生卡纸、连续打印不顺畅、字迹不清晰等现象，极大地降低了用户的打印体验。这类因打印机故障造成的打印浪费成本、修理维护成本超出想象。虽然单机价格便宜，但麻烦不断，影响到企业办公的效率，容易造成误工等各类问题，给公司造成的间接损失不小。
打印机作为商务办公必备设备，为人们提供打印、复印、扫描等多项支持。纸张、硒鼓等办公耗材看似便宜，但如果使用不当就会积少成多，无形之中为企业带来高额的后期运营成本。