审计这样说才对:审计时间不确定 如何应对—兰州中诚财务


审计这样说才对:审计时间不确定 如何应对
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   一个人必须知道该说什么,一个人必须知道什么时候说,一个人必须知道对谁说,一个人必须知道怎么说。
   ——现代管理之父德鲁克
案例继续:
结束对a公司审计后一个月,审计部又接到了对a公司总经理的匿名举报,要再次前往被审计单位调查。审计组在出发前下达了审计通知书,其中未明确提及具体的审计内容。审计组到达被审计单位所在地机场时,发现a公司财务负责人与总经理早已在此等候多时。
打探审计目的未果,被审计单位在与审计人员闲话家常的过程中,会看似漫不经心地向审计人员询问:“这次你们要审多少时间?要待多长时间?”审计人员心里清楚,这次一定要把事情彻底调查清楚才能走,然而项目的进展是否顺畅及其复杂程度现在还都难以估计。此时,审计人员应当如何应对呢?
被审计单位领导对此次审计心里没底,想在非正式场合探一下审计组的口风。被审计单位会根据现场审计安排的时间来推断此次审计的目的,以这样迂回的方式再就审计目的一探虚实。
回答之一
“嗯/呃…现在时间我们还不太确定,审审再说吧。”
回答之二
“根据惯例,我们大概安排一周左右的时间。”
回答之三
顾左右而言他,不正面回答问题,试图将问题绕过。
第一个回答非常常见,“现在时间我们还不太确定,审审再说吧”——在审计人员看来,这样的回答是以不变应万变。殊不知,如此大的弹性空间会给被审计单位领导一种审计计划不严谨的感觉,甚至还可能引起诸多不必要的麻烦。因为被审计单位会认为“你们审计本来就是来查我们问题的,现在时间又不确定,是不是有什么特殊的目的?”更加引起被审计单位的疑心。
第二个回答虽然给出了明确的时间,但是缺乏回旋的余地。一旦审计时间延长,很可能会被对方认为审计效率低下,反而会对审计人员的工作评价产生不利影响。
第三个回答一定要引起我们的注意:审计人员与被审计单位之间的沟通一定要真诚、理性,切不可试图以“跑题”“偏题”来逃避问题。如果对方继续追问下去,审计人员终究还是要面对这个问题。
因此,建议可以这样回答:“我们也不想审计太长时间,毕竟在某种程度上对你们也是一种打扰,不过您也要将审计看做是一种帮助。现在准确的时间还很难估算,按照以往经验的话,大约需要1-2周的时间,这也要看您这边的配合度和项目整体的复杂程度。如果后续审计时间再有调整,我再及时和您沟通,好吗?”
回答的第一句话一定要说到别人心坎儿里去,打消对方的顾虑。“我们也不想审计太长时间,毕竟在某种程度上对你们也是一种打扰”,这就是一种将心比心的沟通,之后紧接着话锋一转,“不过您也要将审计看做是一种帮助”。这就是一种纠偏,其中的含义就不言而喻了。这样正反两面的话就都说全了,接下来就该正面回答对方的问题。
审计人员要注意,一定要给突发或者未知状况留有余地。“现在准确的时间还很难估算,按照以往经验的话,大约需要1-2周的时间”,这样既回答了对方的问题,又模糊了具体的时间段。后面“不过这也要看您这边的配合度和项目整体的复杂程度”就设定了一个前提,为圆满完成审计工作埋下了一个伏笔,暗示对方如果想尽快结束审计就要好好配合工作。
最后审计人员还要去主动拉近关系,“如果后续审计时间再有调整,我再及时和您沟通,好吗?”这其实是一种以积极、肯定的方式与对方沟通,这种反问通常得到的结果都是——“好的,没问题!”
当审计人员不能够准确说出审计时间时,这样回答就能应对被审计单位的相关问题。
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