万事开头难-项目启动应该做什么

项目管理-启动
项目启动就是正式授权一个项目或一个项目的正式开始,项目启动主要有两个标志,一是任命项目经理、建立项目管理班子,二是下达项目许可证书。项目经理的选择和核心项目组的组建是项目启动的关键环节,强有力的领导是优秀项目管理的必要组成部分。项目经理必须领导项目成员,处理好与关键项目干系人的关系,理解项目的商业需求,准备可行的项目计划。
根据pmi编制的pmbok指南中所示,项目的启动主要进行两个工作,制定项目章程和识别干系人。
项目章程示例
项目章程是一份正式批准项目并授权项目经理在项目活动中使用组织资源的文件。一旦项目章程被批准就意味着项目的正式开始。
为编制项目章程,我们需要几个文件来支持编制的条件:
项目工作说明书:是对项目需要交付的产品、服务或成果的叙述性术说明。对于组织内部的项目由项目启动者或项目发起人提供,对组织外部的项目由客户提供,可以是招标文件或合同文件中的一部分。
商业论证:从商业的角度分析,决定项目是否值得投资。
协议:定义了启动项目的初衷,对组织外的项目就是合同。
事业环境因素:就是项目团队不能够控制,但是能够影响项目成败的任何内外部因素,比如行业标准,市场条件等等。
组织过程资产:就是指组织的特有的,用于帮助项目成功的程序、模板和经验,像编制的模板,企业标准等等。
有了以上的文件,通过专家判断和引导技术形成项目章程。
项目章程的内容主要有:
项目目的或批准项目的原因;
可测量的项目目标和相关的成功标准;
高层级需求、项目描述和边界定义;
假设条件和制约因素;
总体里程碑进度计划和预算;
干系人清单;
项目审批要求;
委派的项目经理及其权责;
发起人或其他批准项目章程的人员的姓名和职权。
项目章程编制完成后,项目经理需要对干系人进行识别,所谓的干系人即积极参与项目实施或完成的其利益可能受积极或消极影响的个人或组织。
识别干系人示例
识别干系人即识别能够影响项目决策、活动或结果的个人、群体或组织,以及被项目决策、活动或结果所影响的个人、群体或组织。要识别干系人需要一些文件的支持:
项目章程:项目章程中提供了与项目相关的、受项目结果或执行影响的内外部各方信息,如项目发起人、客户、团队成员等等;
采购文件:采购的各个相关方都是项目的干系人。
事业环境因素:主要是指一些组织文化和结构,政府。
组织过程资产:干系人登记册的模板、以往项目或阶段的经验教训、以往项目的干系人登记册。
有了以上文件确认干系人,经过干系人的分析、专家判断或者开会讨论,生产一份文件为干系人登记册,用来记录已识别的干系人的所有详细信息。
干系人登记册模板
拥有项目章程和干系人登记册后,需要组织召开项目启动会议,项目启动会议主要是完成以下几个事情:
各方主要干系人会面,向项目经理和项目小组成员进行授权,调动员工的积极性,让客户方从上到下达成一种共识,为项目团队日后开展相关的工作扫除障碍。
项目经理要向相关干系人汇报项目计划,但此时的计划是非常粗略的计划,不能用于指导项目执行。