财务共享服务中心是指将分散的、重复的财务基本业务,从企业集团成员单位抽离出来,集中到一个新的财务组织统一处理,这个新的财务组织即财务共享服务中心,通过互联网络为分布在不同地区的集团成员单位提供标准化、流程化、高效率、低成本的共享服务,为企业创造价值。
建立财务共享服务的动因支持企业集团的发展战略,公司在新的地区建立子公司或收购其它公司,财务共享服务中心能马上为这些新建的子公司提供服务。同时,公司管理人员更集中精力在公司的核心业务,而将其它的辅助功能通过财务共享服务中心提供的服务完成。同时,使更多财务人员从会计核算中解脱出来,能够为公司业务部门的经营管理和高层领导的战略决策提供高质量的财务决策支持,促进核心业务发展。
强化财务管控,在企业集团中,若没有一个统一的财务集中管理平台,各单位财务核算差异很难掌控,集团财务总部很难实时监控基层业务单位的财务状况和经营成果,信息往往滞后。财务共享服务中心可以对所有子公司采用相同的标准作业流程,拥有相关子公司的所有财务数据,实时数据汇总、分析不再费时费力,更容易做到跨地域、跨部门整合数据,为企业提高财务管控水平提供强有力的支持。
提高效率、降低成本,通过对基础性、事务性工作的集中处理,一个财务人员可以处理几个公司的相同岗位的业务,从而在业务量不变的同时减少了人员。使得原来成百上千人在不同的子公司完成的工作由一个财务共享服务中心完成,提高了财务核算的效率。降低了原分散在各单位工作量的处理费用,节约了人工成本。
财务共享服务中心必须有相应的组织架构来保证业务的开展。
1、财务共享服务中心负责人:全面负责财务共享服务中心的各项工作,保障财务共享服务中心的安全和高效运转,确保向企业集团内部客户提供财务信息的及时性、准确性和完整性。
2、服务管理组:负责财务共享服务中心相关的业务流程的建立与持续优化、信息系统与会计核算实务操作的制度、规范等的建立和维护,负责对财务共享服务各核算组的具体核算业务的真实性、完整性、合规性、及时性进行内部稽查。
3、档案管理组:负责安排财务共享服务中心内外部的纸质单据的交接及除员工报销单据外的所有合规性审核工作,以及所有内外部电子文档、纸质文档的整理保管和归档工作。
4、应付组:负责供应商应付款结算业务的会计核算工作,同时负责供应商协议的审核管理,以及供应商对账工作。
5、应收组:负责客户应收款结算业务的会计核算工作,同时负责客户协议的审核管理,以及客户对账工作。
6、总账报表组:负责总账业务的会计核算工作,同时对外和对内出具财务会计报表和管理报表。
7、报销组:负责费用报销类业务的会计核算工作。
8、资产税务组:负责成本管理、资产管理和税务业务的核算工作。
建立一个完整的财务共享服务中心,需要编写财务共享服务中心负责人、服务管理、档案管理、应收、应付、总账报表、费用、资产税务等岗位职责说明书。明确各岗位职责和分工,提高相互之间的协作能力。