一、 企业信息化管理的必要性
信息化对于企业很重要，不仅能够提升企业管理水平，更成为企业发展的重要支撑。只靠传统的管理手段已经无法在市场上竞争了。信息化的主要作用表现为：规范企业管理、理顺管理流程、强化执行体系；使企业管理的各个方面可显性化、可控化，使企业的管理战略可以更好地贯彻执行；提高企业管理者的经营决策能力，信息化手段与管理目标相结合，成为企业战略目标实现的推进器。
二、 企业信息化发展现状分析
随着信息技术的日新月异，信息化消除了中小企业与市场之间的空间距离，拓展了国内国际市场，缩短了企业产品进入消费者手中的时间，有效弥补了中小企业的天生不足，强化了中小企业专业化营销的特长，提高了其市场竞争力，促进了中小企业的发展。因此，信息化建设已成为中小企业提高自身竞争力的必由之路。
l 中小企业认可信息化的作用
1) 认识到位 调查结果显示，60.8％的中小企业设置有专职信息化建设和运行部门，说明信息化建设工作已经在企业中提高到了一个重要的高度。而且其中有31％的企业由首席信息官或副总经理主管信息化工作，39％的中小企业专门设置了信息化部门的部门经理专职管理企业中的信息化工作。由此可见，中小企业已充分认识到信息化对一个企业发展的重要作用。 有32.5％的中小企业对实施信息化的成果表示满意，而12％的中小企业对信息化成果不满意，5.5％的中小企业对信息化成果没有达到满意的程度，但基本认可信息化对企业发展有益。仅有2。8％的企业认为信息化没有明显的应用效果。 信息化所带来的成效已经得到中小企业的认可：34.6％的中小企业认为信息化降低了企业的物流、配送成本，37.1％的中小企业认为信息化降低了库存资金占用率，46.9％的中小企业认为信息化提高了企业商品流通效率，62.5％的中小企业认为信息化降低了人工成本，49.5％的中小企业认为信息化降低了决策成本，高达68.1％的中小企业享受到了信息反馈多带来的市场机会。
2) 人才缺乏 调查结果显示，80.9％的中小企业只配有5名以下it技术人员，技术力量较为薄弱。it技术人员的数量从某种程度上可以反映出企业实施信息化的水平，技术力量缺乏可能成为制约中小企业实施信息化建设的瓶颈。企业中信息化程度越高则越需要较多的熟练应用计算机的员工，可以熟练使用计算机的员工只占总数的38.1％，一半员工停留在一般应用计算机的水平。
l 中小企业信息化建设已形成一定的规模
1) 硬件设备情况
调查显示，几乎所有中小企业都配备了电脑，其中拥有10台以上电脑的中小企业占47.9％，有6.2％的中小企业甚至已经拥有100台以上的规模。有18.7％的中小企业还拥有5台以上的笔记本，71.9％的中小企业配备有专用的服务器，而且有21.5％的中小企业拥有3台以上的服务器。可见，中小企业信息化建设已形成一定的规模。
2) 网络设备情况
调查结果显示，所有受调查企业都拥有至少一台网络设备。26.2％的企业拥有5台以上网络设备。所有受调查企业都拥有至少一台专业存储设备。21.2％的企业拥有5台以上存储设备。 由于中小企业整体信息化水平不断提高，打印机产品在受访企业中的配备率很高，91.6％的中小企业配有打印机，甚至有57％的企业配有3台以上的打印机
3) 网络平台建设情况
企业内部网的建设为实现企业信息资源共享提供了基础网络。各企业虽然信息化建设的程度不一样，但多数企业都利用已有的it资源，建成了完善程度不同的内部网络。在接受调查的企业中，仅有17.3％没有建设局域网，仍然处于单机操作的阶段，大多数企业已经意识到局域网的价值，并且建设了本单位的局域网。在被调查企业中，82.7％的企业拥有局域网，而且有50.6％的企业局域网已覆盖了全单位的所有部门。
4) 主干网带宽
企业上网需求正在迅速上升，大多数企业通过宽带主干网接人互联网。12.7％的受访企业通过100m以上宽带接入互联网，48.3％的企业通过100m以下、10m以上宽带接入互联网，通过10m以下带宽接人互联网的企业仅占39％。对于具有较多上网需求的企业来说，互联网接入带宽直接影响数据传输的速率，也影响着企业信息化的实施效果，因此，加强接入服务对于企业信息化建设仍具有重大的意义。
5) 联网率
全面实施信息化需要将企业中的计算机紧密联系在一起，即全面实现互联。企业计算机联网率越高说明企业信息化实施覆盖范围越广，员工参与程度越高。从调查结果看，34.8％的中小企业计算机联网率超过90％，42.5％的企业内部计算机联网率低于70％。中小企业中计算计联网率总体水平较高，但还需要继续加强，以便在企业内部全面实施信息化。 在被调查企业中，只有23.9％的企业没有自己的独立网站，51.4％的被调查企业已经建成了网站，并有独立的顶级域名。此外，还有24.7％的企业表示正在建设或将要建设独立的网站，全面地实现企业上网。
6) 电子商务
四成中小企业已开展电子商务应用，近一半中小企业尚未开展电子商务应用。电子商务的发展对大企业和中小企业之间相对竞争力的变化影响，要从b2c和b2b两个层面来分析。需要注意的是，中小企业不能以中大企业的系统架构来建设其电子商务系统，应有自己的一套建设原则，否则容易遭遇人才不足、系统不相容、导入经费过高、组织不适应等问题。
l 中小企业信息化建设的三大阻力
技术人才缺乏、资金匮乏、内部业务流程不规范是中小企业信息化建设的三大阻力。值得欣喜的是，中国中小企业领导对信息化建设的重要性已基本达成一致，只有不到15％的被访者认为企业领导是信息化建设的阻力。 中小企业由于行业分布广泛，薪资水平稍欠竞争力，对既懂行业又懂技术的人才吸引和保持人才队伍的稳定造成了很大的挑战。同时，信息化促使企业营销、采购等管理环节更加透明，这必然会触及到一些既得利益者的经济利益，降低他们用信息化手段梳理业务流程的积极性。
l 中小企业信息化投入
1) 信息化持续投入状况
企业的信息化建设，从台式电脑、笔记本电脑、服务器等硬件设备的购买，到网络的构建和大型管理软件的上马，都离不开资金的投入，尤其是信息系统的管理和维护更需要稳定的资金投入，否则企业的信息化建设水平就只能原地踏步，甚至后退。统计结果表明，35.9％企业的信息化没有稳定、持续的信息化投入。
2) 信息化投入结构
从中小企业信息化投入结构来看，调查结果并不支持“中小企业在信息化建设中普遍存在重硬轻软现象”的结论，中小企业硬件、软件、服务三部分投入的比重均值依次为49.7％、30.2％、25.5％。这个投入结构比例表明，中小企业信息化投入越来越成熟，越来越趋于合理，我国中小企业信息化建设已度过硬件投入的大规模初期阶段，今后的硬件投入会朝着升级、换代方向发展。
l 中小企业信息化建设发展趋势
1) 软件系统需求
2006年财务管理系统、信息安全将是中小企业信息化建设的两大热点，财务管理系统的新建、完善、与其他系统的互联互通成为44.6％企业的重点，信息安全也是近四成企业的建设重点。另外，30％左右的企业将计划建设客户关系管理系统、人力资源管理系统、电子商务系统等。
2) 硬件产品需求
2006年中小企业对it硬件保持较高的购买热情。台式电脑有64.2％的企业意向购买，打印机、笔记本电脑、pc服务器、网络产品有40％以上的企业打算购买；对信息安全的重视带动安全产品的需求，35.8％企业计划购买安全产品。
3) 信息服务需求
中小企业的信息服务需求主要集中在指导咨询、新技术讲座，需求比例分别高达63.3％、57.3％，对信息化建设评估、项目监理的需求比例也在20％以上。
三、 企业信息化需求
针对中小企业来讲, 对信息化的需求主要分为以下几个阶段
1) 文字及一般信息处理, 财务软件
这一基础阶段主要是对work, excel等办公软件, 获取互联网信息, 发送邮件, 即时通讯等方面的需求; 目前来讲90%以上的企业都已经对此类需求进行了实施. 当然财务软件是比不可少, 如市面的金蝶用友等.
2) 办公协同
随着企业规模增长, 人员增加, 发现企业效率特别是沟通协同方面的效率降低, 这其中包括人事管理， 文档散乱难以查找, 审批流程运行规范以及其他非规范化带来的混乱. 这时候企业需要一款办公协同软件也就是oa来规范化公司日常管理和运营, 打造企业的内部管理平台.
3) 与企业业务相结合的软件
随着企业经营规模的扩大, 纯粹靠人力来运营公司的业务显然效率极端低下, 企业迫切需要系统来管理自身经营的业务以提高效率和竞争力. 由于行业的不同, 需求的差异性较大, 比如销售型企业对客户管理的需求很大, 生产性企业更急需使用erp来管理, 项目实施型企业则偏向于项目管理软件. 这些企业都会根据自身的需求到不同的厂商进行采购.
4) 开展电子商务
互联网的急速发展使得传统的线下销售变得艰难, 很多企业也开始利用互联网平台来拓展销售渠道. 这可以是在大的互联网销售平台如淘宝京东等, 也可以自建网站销售平台, 甚至可以搭建在微信上进行零售. 无论是利用第三方或者自建平台, 都需要对it进行投入.
四、 企业信息化解决方案
这里我们主要谈论在软件和信息化服务方面的解决方案, 企业的硬件与网络建设一般来讲都是基于软件系统来实施. 目前企业的it系统的搭建主要有以下三种形式或者混合使用.
1) 招聘it人员自建
这很好理解, 招聘这方面的员工, 根据企业现状和需求开发出适用的软件系统并进行维护.
优点: 灵活, 企业能完全主导.
缺点: 持续的人员投入, 成本较高
2) 招标it公司开发
自己不投入人力, 只投入资金. 在确定你的需求之后, 找专业的it公司为你设计开发.
优点: 自己不投入人力, 只是一次性资金投入, 成本上优于自建.
缺点: 较被动, 上线后续的需求改动都将导致成本的上升. 如果开发的系统不适用的话, 投入将全部浪费掉
3) 租赁使用互联网标准产品
也许很多人还不了解何为租赁, 所谓租赁就是软件系统是按照你的使用时间来进行计费, 而不是一次性卖给你. 如果你用得好就可以继续使用下去, 不好的话随时能弃用. 软件业这几年有一种新的交付方式叫saas(software as a service) – 软件即服务. 那么软件本身被当做服务来定义, 使用软件就是使用服务, 其核心是将软件产品部署在互联网上, 租客(企业)可以按照预先定义的价格来租赁这个软件产品(一般来讲就是注册一个账号然后可以按月或按年来付费并使用), 企业本身并不投入人力, 初期可投入少量的资金来试用, 如果可以的话就继续付费, 不行可以不用再付费. 这种方式使得企业有很大的试错和资金空间, 也逐渐变得越来越流行. 这种交付方式比较适用于标准化产品如人事管理, erp, crm客户关系管理, 财务管理， 项目管理等系统.
五、 it厂商的选择以及涉及的问题
一般来讲企业的信息化是逐步实施的过程, 几乎没有企业从开始就将所有的系统全部上线, 这也是不科学的. 企业有一个逐步发展的过程, 没有人能预估到三年以后业务是什么样子, 是什么规模. 信息化也是同样的道理, 在每个阶段你要实施的东西不一样, 而在每个领域的it厂商也是不一样的, 很大的可能性就是当企业发展到一定规模时发现服务的厂商达到5个以上. 这样会带来一系列问题, 这里举例说明
1) 基础数据的冗余
基础数据包括企业信息, 组织架构, 员工信息, 基本流程等, 你会发现实施的每个系统几乎都要重建这些基础数据, 导致数据的冗余以及集成困难.
2） 统筹分析困难
每个厂商系统都有各自的数据库用于存储数据, 但是当你要综合这些数据进行分析时你会发现有多么艰难. 当然你可以重启一个项目来进行系统数据的同步与分析, 但涉及到超过5个的服务厂商协同绝对是很大的问题, 而且支出也将不菲.
所以这里建议在厂商选择时尽量考虑到系统的分类以及所涉及到的数据, 并不是说你只能选择一个服务商, 也不是说你每个系统都选择不同的服务商, 而是说将有相同基础数据和有强集成需求的系统归为一类并选择一个服务厂商. 举例说明, oa软件和crm, 项目管理, 人事管理等其实有着相同的基础数据， 并且这些系统都有强集成需求, 因为它们都是涉及企业内部管理的方方面面.
厂商的选择也很重要, 你可参考下面的建议
1) 广告打的好并不是就最好用
2) 使用过的企业的评价更重要
3) 试用, 试用, 试用, 记得一定要试用
下面列出了市场上你可能使用到的系统的服务厂商
办公oa: 钉钉, 今目标, 泛微, e之助
任务协作 – teambition, worktile, tower,明道, e之助
人事hr – dayhr, 2号人事部, 慧人事, i人事, e之助
crm – 销售易, 分享逍客, 八百客,红圈, e之助
erp – 金蝶, 管家婆, e之助<...