管理学知识:管理的作用

了解管理的自然属性,有助于我们学习和借鉴发达国家先进的管理经验和方法,吸收成熟的管理经验,迅速提高我们的管理水平;了解管理的社会属性,就要考虑我们自己的实际情况,逐步建立起自己的管理体系,有效地开展各项管理活动,促进经济建设的发展。
◎管理的作用
管理已经成为现代社会中最普遍的现象,在社会各个方面都发挥着重要的作用,影响着人们的生活和工作。
无论是发达国家还是发展中国家都在自己社会经济发展的实践中认识到,管理的作用有时候比增加设备和提高技术水平更大。过去很多企业往往注重设备、技术方面的投资,现在更注重于开发智力、网罗人才和强化经营管理方面的投资。现代企业的领导必须是一个善于开创新局面的企业家,必须是一个管理内行,必须是一个具有驾驭企业变化和发展能力的专家。
管理、科学、技术是发展经济的三大支柱,其中科学、技术是动力,管理掌握着发展方向,因而管理居于首位。没有管理,就没有现代生产力。1961年,美国组织了“阿波罗登月计划”,参加这项研制任务的有200多家公司,120多所大学,400万人,花了300亿美元。1969年,人类终于第一次离开地球,向宇宙挺进。后来阿波罗计划的总负责人韦伯博士总结说:“我们没有使用一项别人没有的技术,我们的技术就是科学的组织管理。”
随着人类的进步和经济的发展,管理所起的作用越来越大,决定管理作用不断提高的首要因素是现代化生产的性质和规模。现代化生产是社会化大生产,分工细致、专业化水平高,广泛应用现代科学技术、复杂的机器和机器体系进行生产。每一件产品都可能要通过几十人、几百人甚至上千人的共同努力才能完成。
当今世界,各国经济水平的高低很大程度上取决于其管理水平的高低。二战后,英国的生产工艺和技术并不比美国落后,但是生产力水平却比美国差一大截,原因就在于英国的组织管理水平远远落后于美国。
在1945—1960年这短短的15年间,日本就从一个经济濒于崩溃的国家一跃而成为工业总产值位居世界前列的经济强国。日本的产品遍布世界各地,使美国和西欧的一些发达国家也不得不对日本刮目相看。究竟是什么原因使日本崛起如此快呢?众说不一。日本人自己最乐于称道的是他们所建立起来的一套特殊的管理系统,他们认为管理在经济发展中具有创造作用。据此,他们提出了生产第四要素理论:生产之所以能够发生并持续进行,除了需要土地、劳动和资本外,还必须存在第四要素——管理。现在也有人提出生产力的“四要素理论”,即生产力是由劳动者、劳动对象、生产工具以及管理活动这四大要素构成的。由此可见,管理对于创造财富具有非常重要的作用。
◎管理的基本原理
现代企业管理的基本原理是大量管理经验的升华,是对管理活动基本规律的高度概括和总结,它是管理科学的一切具体理论、原则和手段的理论基础。因而,掌握现代管理的基本原理,对做好企业管理工作具有普遍的指导意义。
现代企业管理的基本原理主要有以下8种。
1.动力原理
管理必须有强大的动力,只有正确运用动力才能使管理活动持续而有效地进行下去,这就是管理的动力原理。
动力原理能够使管理得以有序地运动起来,并能按预定的规律不断运动。在现代企业的管理中,管理动力具有以下三种基本类型:
物质动力。物质动力不是单纯的物质鼓励,还要讲究经济效果。必要的奖金,及时给员工升职加薪等物质鼓励是现代管理的有效杠杆。
如果忽视物质动力的作用,管理活动就不能正常进行。企业管理需要物质动力,但物质动力也不是万能的,物质动力使用不当也会产生副作用。
精神动力。精神动力包括授予奖状、光荣称号等精神鼓励,还包括日常的思想教育工作。精神动力不仅可以补偿物质动力的缺陷,而且在特定情况下可以成为决定性动力。
精神动力是调动人的积极性的重要动力,授予光荣称号,颁发奖章、奖状,宣传光荣事迹,表扬先进等均对人们有很大的鼓励作用。从行为科学角度来看,人们不但要有物质享受,而且还应有精神享受。随着物质生活水平的提高,精神需要正逐渐成为某些人的主导需要。管理者应该因势利导,尽可能地满足他们的精神需要,以充分调动他们的工作热情和积极性。一般地说,精神鼓励比物质鼓励对人的进取心、责任感、事业心、荣誉感、求知欲、献身精神等的激发作用更大,维持时间更长。
思想政治工作的任务是调动人的积极性,坚定、鼓励和激发人们改造客观世界的信念、热情、毅力和斗志。做好深入细致的思想政治工作是增强管理精神动力的基础。在现代企业管理中,我们仍然要充分发挥思想政治工作的作用,不能再有什么怀疑和反复。
信息动力。有关知识、资料、消息、新闻等都可以成为信息动力,甚至爱好、志趣、好奇心等也是一种信息动力,一条激动人心的消息报导也会成为某些人前进的动力。可见信息也能成为一种动力。
在小生产的情况下,信息量很小,信息在管理中的重要性显示不出来;而在现代化社会大生产的情况下,没有信息传递的科学管理是难以想象的。20世纪是以信息的生产和转换为重要特征的时代,信息渗透到社会生活的各个方面。信息化的社会、对现代管理提出了许多新的要求。现代企业本身就是一个信息系统,既有外界信息的不断输入,又有企业自身信息的不断输出。
如果企业不能及时地从外部环境接收社会、经济、文化、科技等方面的最新信息,企业内部就不能协调运转,因而就不能适应环境,势必失去生存的能力。这就是信息的力量。
应该指出,企业在运用信息动力时,要注意信息量的适度。适当的信息可以成为促进个人与组织发展的动力,如果信息量过多,可能会导致行动的无所适从。
在管理系统中,三种动力同时存在,但在不同的条件下,对不同的对象,三种动力又各有侧重,如何综合运用这三种动力,且运用得当,则是管理的艺术,也是管理的难点。现代企业管理者要明察秋毫,根据管理对象的差异与变化,正确处理个体动力和集体动力、眼前动力与长远动力以及三种动力的适当“刺激量”。运用这三种动力只是手段,目的是要保持企业的活力,达到企业的目标。
2.整分合原理
现代管理要求高效率的工作,必须在整体规划下明确分工,在分工的基础上进行有效的综合,这就是管理的整分合原理。
整体观点是整分合原理的大前提。如果不充分细致地了解整体及其规律,在此基础上的分工必然混乱而盲目。因此管理者的责任在于从整体要求出发,根据明确的分工而确定的工作规范来检查执行情况,处理发生的问题和考虑发展措施。
没有分工的整体构不成现代有序的系统,没有分工的协作就会形成低效率。协作是以分工为前提的,没有合理的分工也就无所谓协作。只有在合理分工的基础上,组织严密有效的协作,才是现代科学管理。因此,要真正做好工作,提高工作效率,科学合理的分工是十分重要的,但分工并不是现代管理的终结。分工也不是万能的,它也会带来许多新问题,分工的各个环节,特别容易在生产的时间和空间、产品的数量和质量等方面相互脱节。因此,必须进行有效的组织管理,协调各个环节,有计划按比例地、综合平衡地发展,才能创造出真正高水平的生产力。这就是有分有合,分而后合。如果只分工而不进行有效的组织管理,其效率就不会高。
3.封闭原理
封闭原理是指任一系统内管理手段和管理职能必须构成一个连续封闭的回路,才能形成有效的管理运动。一个管理系统可以分解为指挥中心、执行机构、监督机构和反馈机构。指挥中心是司令部,管理的起点是由指挥中心发出指令,指令同时被发向执行机构和监督机构,指令执行效果输入反馈机构,反馈机构在对信息经过处理,比较效果与指令的差距后返回指挥中心,指挥中心再根据情况发出新的指令。作为管理手段的机构来说,它们互相联系,互相制约,形成一个封闭回路,这种封闭回路越严密、越完善,管理就越科学、越有效。
和管理机构一样,作为管理的各种法规也应该构成封闭的回路。要建立健全各种管理的规章制度,不仅要有一个尽可能全面的执行法,而且应有对应执行的监督法,还必须有反馈法,另外还要有奖惩法等等。比如,建立岗位责任制是一个管理法,但如果没有监督,执行好坏又没有明确的赏罚办法,这个法就不封闭,就只是形式而已。