高效会议的九大原则—告别会议枯燥(看看你的公司做好这些了吗)

小伙伴们经常在说,最烦人的就是各种会议!会议!会议!哈哈,我知道你们的痛,可是不开会,企业的很多问题又没法解决对吧。那为什么你们会认为开会很烦人呢,原因很简单,大多数会议,都是无意义的。怎样才可以让我们的会议更加高效和有价值有意义,今天就给大家分享高效会议的九个必备原则!
一、充足的准备
开会之前,必须要有充足的准备。具体包括:开会所需的各类纸质资料、电子资料、实物资料以及其他会议要用到的辅助材料等,同时及时通知到每一个要参加会议的人员。
二、明确的主题
一个会议,不是随随便便开的,必须要明确本次会议到底是要做什么,是为了讨论某个技术难题,还是开检讨会,还是某场活动的总结会,最没有用的会议,不是每一天的例会,而是没有任何主题的会议。
三、会议纪律
一定要严格控制会场的秩序和纪律,如果上面有人在发言,下面却响起了手机声,或者有人交头接耳,那么会场是很不严肃的。
四、严谨的议程
一场会议,没有必要排练,但一定要提前制定好会议的每一个流程,以保证会议的时间控制、效果等。
五、以结果为导向
既然开会有明确的主题,那就一定要有明确的结果,不论结果是好是坏,是肯定还是否定,都必须有有一个结果。忌讳那种莫名其妙就结束的会议,这也是最没用意义的会议。
六、会议前的培训
其实,会议肯定不可能排练,但是我们却可以对所有员工进行培训,以保证每次会议大家都能够使会议达到最好的效果。培训的内容包括:如何开会、如何主持、如何记录、如何追踪、如何对待会议上的分歧、如何会场汇报等,通过这些必要的会议培训,让会议变得高效。。
七、严格遵守会议时间
这一条可以说是很多人深恶痛绝的,因为几乎每次会议,都会有人迟到。设定时间,准时开会,准时结束,其实也是尊重别人的时间。建议在开会前五分钟,相关人员都应该到场。
八、会议记录
要有准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,参会人员要对本次会议形成的决议进行签字确认。
九、会议之后的追踪
“散会不追踪,开会一场空”,会议结束之后,应该要有专职人员对该场会议所作决议进行时时跟踪,确保每项会议决议都能够完成。
总结一:会议公式
开会+不落实=0
布置工作+不检查=0
抓住不落实的事+追究不落实的人=落实
总结二:高效会议原则
凡是会议必有主题;凡是主题必有议程;凡是议程必有决议;凡是决议必有跟踪;凡是跟踪必有结果;凡是结果必有责任;凡是责任必有奖惩;凡是奖惩必须透明。