不一样性质、不一样规划的会议，不一样文种的文件，其发放规模有所不一样。比方一个布置统计工作的会议，要发放统计报表，而不一样性质的单位，报表的方式、填写方法是不一样的，秘书人员就要精确辨明文件的发放目标，不能发错。在人们的关注下会议室管理系统终于成长为人们所需求的那样，为市场而生，为需求而来。
常用会议文件发放规模：
会议议程发放给与会者；
会议告诉发放给与会单位及相关部分；
会议开幕词、闭幕词发放给与会者；
会议报告发放给与会的有关单位或部分；
会议记录由主持人或有关领导审理签字收效后，发放给与会单位并应立卷归档；
会议纪要发放给有关单位并应立卷归档；
会议简报会议中发放给与会人员；
会议总结会后发放给有关单位。
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