1迎候业内人士认为，会议室管理系统的发展标志着整个行业在快速稳步的前进中。
会议款待人员在会议厅、礼堂或会议室门口雜客人并引至会议报处处。
2会议报到和引导
请与会者报到,核对过有关的证件、通知书、邀请函后，处置有关手续。然后，把重要的来宾引领到贵宾室或会场。
3组织合影
如有合影仪式，应事前组织好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图通常是主人居中，主人右侧为上，参会者依照必定的顺序排列合影。
4引领会议嘉宾进入会场或登上主席台
参会人员根柢落座后，依据会议议程组织的时间，在会议正式初步前几分钟引导领导、嘉宾和有关人员进人会场。
5会议结束后送行