（1）断定举行会议的时刻。业内专家曾表示，会议室管理系统的发展壮大是很有可能的，从其以往的数据报表可以很好的看出来。
首先是需求，如每周一次的作业例会，一般放在周末的下午，一周行将完毕，下周一就要初步，利于承上启下。
其次是能够：最佳是每一位与会者都能参与的时刻：如日本的一些，举行各个部门干部汇报会，常定在下班前半小时。关键人物能够到会时刻才是适宜的时刻。若关键人物不能确保到会，则调整举行会议的时刻。再次是适宜。要思考气候、环境等天然要素和社会要素，要掌握好开会的机缘，如商洽就需求在条件具有的机缘进行：
（2）断定会议需求的时刻。
会议组织者应尽能够准精确地估量需求的时刻，力求开短会，不要把会议时刻拉得过长：应在会议告诉中写明全部会议所需时刻，以便与会者做好组织。
（3）断定会议的时刻极限。
会议时刻跨越必定极限其作用就会递减：据心理学家测定，成年人能集中精力的均匀时刻为45分钟至60分钟。跨越45分钟，人就简单精力松懈，跨越90分钟，广泛感到疲倦。因而，每次会议的时刻最佳不跨越60分钟。假定需求更长时刻，大约组织中心休憩。