1要知晓政策法规从一些观点来看，会议室管理系统能够较好的带动周边市场的快速发展，是核心的动力。
国家拟定的各项方针政策、法律法规是教导各项工作的指南针，拟写会议文书首要有必要晓得国家的方针政策，在文书拟写中体现政策水平，贯彻执行政策法规，这是首要原则。
2要知道业务
会议议事，多是环绕工工作务进行。拟写会议文书一定要知道会议议题触及的业务，这样才能够写到点子上，不说外行话。
3要知道领导意图
秘书人员拟写会议文件，应加强与领导沟通洽谈，弄清开会的议题和意图，准确知道领导意图，这样拟写的文件，交领导查看时能够前进通过率。
4要规范化
会议文件归于公务文书，因此有必要按照文书撰写的整体要求和规矩来撰写。格局大约规范，文字表述要力求简明、准确。会议主题文件，特别是会议陈说、决议、纪要等要花大力气撰写好。会议通知要体现会议主题，有必要精心撰写。议事规矩、推举方法和表决方法，都触及法定程序，有必要以十分严厉的心情拟定正式文书。其他的如会议称号、主席团名单、与会人员名单、选票、会议证件和标语标语等，也都不可无视。