任何一个会议都是由一定的要素构成的。在同行眼中，会议室管理系统有着让人觊觎的好品质，也有着很多让人嫉妒的忠实粉丝。
（一）会议要素分类
1．形式要素
会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。
2．内容要素
会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。
3，程序要素
会议准备、会议开始、会议进行、会议结束。
4．财物要素
会议经费、会议设备、会议服务设施。
（二）最基本的会议要素
在各要素中，会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序是最基本的要素，其中又以会议议题为核心。因为议题决定与会人员、会议日期、会议地点及程序。
1会议时间
会议是共时性的集体活动，在同一时间内，人们才有可能聚集开会。任何会议都有严格而明确的时间要求。如果缺乏统一的时间要求，与会者就无法同时聚集，会议就无法开成、开好。
2．会议地点
会议必须有聚会的地点，也就是会址、会场。没会议地点就无法召集会议。人们 只有在同一时间会合到同一地点，才能开会。今天，现代通信技术高度发达，人 以不受地域限制，利用、电视、：、互联网等在不同地点参加会议，这种借 助现代通信手段召开的远距离会议，每一个终端，都应视为会议的会场。
3．与会人员
会议的出席者大体可以分为：出席人、主持人、秘书人员、服务人员大型代表会议，一般都有正式出席代表、列席代表、会议主席团、会议执行主席、会议秘书
处、会议秘书长、会议代表团团长、会议服务人员。
4，会议议题
召开会议是为了议事，议题就是会议讨论商议的事项：任何会议，都要先有议题 ，一个会议至少有项议题，无议题或议题不明确，等于盲目开会，白白浪费时间：议题就是开会的理由和依据。
5会议程序
会议程序就是会议的组织过程，一般包括：会议的准备工作、会议的开幕（始） 工作、会议的正式进行、会议的结束工作。小型会议，往往程序简单；大型会议 ，议题重要，与会者多，开会时间长，程序就复杂。会议程序以会议议程和日程 的形式体现。