最近接到一个记账客户，他问我说以前代理记账公司的工作人员告诉他“收据是不能入账的”这个个说法对不对。收据是在商业活动中普遍存在的一种票据，但是不论是创业者（老板）还是部分财务人员（包括部分事务所和代理记账公司）都对收据有一种普遍的认识误区，对于入账问题都是持否定态度，一口咬定说不能入账。
但是，事实是如此吗？我认为不是，恰恰相反，根据实质重于形式的原则，只要是公司发生的业务不论收到的是正规发票还是各类收据，都应该如实入账，这样才能保证账事相符，从而避免两套账。
错误认识的来源
既然收据可以入账，而且应该入账，那为什么还有那么多的“专业人士”（部分事务所和代理记账公司）会认为收据是不能入账的呢？我想错误认识应该是来自《发票管理办法》。
第二十一条不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。
从规定可以看出企业在采购及经营活动中应该取得发票，否则不得入账。但是现实中很多采购是没办法去的发票的，但是根据根据实质重于形式的原则，只要是公司发生的业务不论收到的是正规发票还是各类收据，都应该如实入账，这样才能保证账事相符。
收据入账的结果
既然上面说了，收据必须入账，也分析了错误认识的来源，那么收入入账和发票入账是不是一样的结果呢，答案是：不一定！这主要取决于收据的类型。
收据可以分为内部收据和外部收据。外部收据又分为税务部门监制、财政部门监制、部队收据三种。
内部收据是单位内部的自制凭据，用于单位内部发生的业务，如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等等，这时的内部自制收据是合法的凭据，可以作为成本费用入账。
单位之间发生业务往来，收款方在收款以后不需要纳税的，收款方就可以开具税务部门监制的收据，如收到下属单位归还的借款，因为收到借款不存在纳税义务，所以可以向下属单位开具税务局监制的收据。
行政、事业单位发生的行政事业性收费，可以使用财政部门监制的收据。如防疫站收取防疫费，环保局收取环保费等等，都可以使用财政部门监制的收费收据作为合法的费用凭据。
单位与部队之间发生业务往来，按照规定不需纳税的，可以使用部队监制的收据，这种收据也是合法的凭据。
除以上几种以外，单位或个人在收付款时使用的其他自制收据，这种收据在税法上是不能作为合法的费用凭证的，入账后年度所得税汇算清缴时，将做进费用的收据金额加汇总做所得税的纳税调增就行了。
从以上看了，我们可以总结为：收据是可以入账的，而且必须入账，但是不同的收据类型会产生不同的税收结果，尤其是其他自制收据需要在年度汇算清缴的时候做税收调整。所以我们作为记账公司要做的是给客户加强收据不能抵扣所得税的宣传，让大家养成意识，少拿收据，让老板也知道，收据能入账，但不能税前列支。