会展策划要素包括：名称、内容、地点、时间和组织机构。这些要素相互联系、相互作用，共同决定着会展活动能否成功举办。
名称是会展活动内容、地点和时间的综合体现，它包括可言表和不可言表两个部分。可言表部分是指可以用语言讲出去的文字部分；不可言表部分是指会展标记、标识、吉祥物等无法用语言表达的部分。有效的名称策划可以促进会展品牌传播、提升举办城市知名度和保存地方文化资产。如北京2008奥运会、2010上海世博会的成功申办，确立了北京和上海在国际上的竞争地位；而杭州西湖博览会，既提高了杭州知名度，又保存了西湖文化。
会展的内容应该具有行业性和区域性特征。从行业角度而言，会展的内容策划具有综合性和专业性之分；而从区域角度而言，会展的内容策划有国际性、全国性、地方性之分。内容的确定与举办地点相关资源状况有着密切的联系。契合举办地产业和市场的会展活动内容，有助于优化当地的产业结构。例如，深圳高科博览会对深圳的科技信息产业的发展产生了深刻的影响，并使深圳成为当今中国现代科技信息产业基地之一。
会展活动的举办地与内容关系密切。在策划会展活动举办地时需要综合性的考虑，候选地区是否具有优越的地理区域环境，是否适合会展内容的潜在市场，是否有厂商拓展商机的条件，是否有拉动地方产业的发展前景，是否有良好的旅游业和相关服务业的支撑等确保会展活动可持续发展的基本条件。
时间是会展活动规划、筹备和组织实施的重要依据。会展的时间策划包括会展的工作进度及会展周期等时间的具体安排。在进行时间策划时需要考虑会展活动的内容、举办地政府的意愿、自然地理气候状况、组织机构筹备能力等因素。
组织机构是其他要素的主要决策因素。在“以人为本”的策划思维基础上，确定适当的组织机构是会展活动顺利进行的重要保证。成功的会展活动，必须有一个强有力的组织实施系统，这一系统聚集着经验丰富、智深识广的专业人才，以及相关产业的专业服务机构、企业、团体等。
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